Datenschutz­erklärung.

1. Verantwortlicher

DS81 – Manufaktur für digitale Systeme
Inhaber: Daniel Schuboth
Frankenhainer Weg 25
34613 Schwalmstadt
Deutschland

Für Datenschutzanliegen: kontakt@sanmat.app
Telefon: 06691 9799040 (Anrufbeantworter)

Diese Erklärung beschreibt die öffentlichen SanMAT-Seiten, die Registrierung, Vertragsverwaltung, Materialverwaltung und SanMat Mobile für iOS und Android. Für den Betrieb, unsere eigenen Kontakt- und Vertragsangelegenheiten und die interne Betriebsstatistik sind wir verantwortlich. Über personenbezogene Inhalte im Organisationsbereich entscheidet grundsätzlich deine Organisation. Soweit wir diese Daten in ihrem Auftrag verarbeiten, handelt sie als Verantwortliche. Ihre ergänzenden Datenschutzinformationen erhältst du bei deiner Administration.

2. Besuch der Website

Beim Aufruf werden Verbindungsdaten verarbeitet. Das getrennte SanMAT-Zugriffsprotokoll erfasst Zeitpunkt, IP-Adresse, Host, HTTP-Methode, Pfad ohne Parameter, Antwortstatus und Antwortgröße. Browserangaben und die zuvor besuchte Seite werden darin nicht protokolliert. Wir verwenden diese Daten zur Auslieferung der Seiten, zur Fehleranalyse und zum Schutz vor Missbrauch.

Übergangsweise können ältere gemeinsame Webprotokolle noch Browserangaben, die zuvor besuchte Seite und angefragte Adressen einschließlich Parametern enthalten. Diese Altprotokolle laufen nach den im Abschnitt zur Speicherdauer beschriebenen bisherigen Fristen aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb.

Die öffentlichen Seiten laden Schriften, Logos und Skripte direkt von SanMAT. Analysewerkzeuge, Werbetracker, externe Videoplayer und Social-Media-Einbettungen sind nicht eingebunden. Besuche dieser Seiten werden nicht für die Betriebsstatistik gezählt.

3. Kontakt, Kündigung und Widerruf

Kontakt

Wenn du uns schreibst, verwenden wir deine Kontaktdaten und den Inhalt, um dein Anliegen zu bearbeiten. Im Kontaktformular sind Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht erforderlich. Die Organisation kannst du freiwillig ergänzen. Ohne eine erreichbare Kontaktadresse können wir dir nicht antworten. Bei einer telefonischen Nachricht verarbeiten wir die Angaben, die du hinterlässt.

Unsere Rufnummer stellt der Telefonanbieter Placetel bereit und leitet Anrufe an uns weiter. Nachrichten auf dem Anrufbeantworter speichern wir auf einem eigenen System. Nur wenn dieses nicht erreichbar ist, nimmt ersatzweise die Mailbox von Placetel die Nachricht an. Sprachnachrichten löschen wir nach der Bearbeitung, spätestens nach 30 Tagen. Ergibt sich daraus ein Vorgang, gelten dessen Fristen.

Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer eines Anrufs erscheinen in der Anrufliste unserer Telefonanlage. Wir nutzen sie nur, um Anrufe zuzuordnen und zurückzurufen.

Die Formularangaben werden verschlüsselt gespeichert. Dazu kommen Eingangszeit, Vorgangsnummer und Bearbeitungsstatus. Berechtigte Betreiber können den Vorgang im geschützten Bereich lesen und bearbeiten. Die E-Mail-Benachrichtigung an den Betreiber enthält nur Thema, Vorgangsnummer und einen Link zum geschützten Vorgang. Nachricht und Absenderdaten stehen nicht in dieser Benachrichtigung.

An die im Kontaktformular eingetragene, noch unbestätigte Adresse senden wir keine automatische Eingangs-E-Mail. Du siehst die Annahme direkt auf der Seite. Eine Antwort auf dein Anliegen erhältst du im Zuge der Bearbeitung. Kontaktanfragen werden nicht für Werbung genutzt.

Support in der Anwendung

Support-Anfragen enthalten Betreff, Nachrichtenverlauf, Verfasser, Organisation, Bearbeitungsstatus und Zeitpunkte. Du siehst deine eigenen Anfragen; Administratoren deiner Organisation sehen deren gesamte Anfragen. Berechtigte Betreiber bearbeiten sie übergreifend. Antworten werden per E-Mail zugestellt. Deine E-Mail-Antwort wird anhand der Antwortkennung und deiner aktuellen E-Mail-Adresse dem Verlauf zugeordnet. E-Mail-Anhänge werden nicht in den Verlauf übernommen. Nicht zuordenbare oder technisch zurückgewiesene Nachrichten werden dem Betreiber zur Prüfung angezeigt. Nachrichten und Postfachzugangsdaten werden in der Anwendungsdatenbank verschlüsselt gespeichert; Rohmails verbleiben im Support-Postfach.

Vertragserklärungen

Für eine Kündigung oder einen Widerruf benötigen wir deinen Namen, Angaben zur Zuordnung des Vertrags und eine E-Mail-Adresse für die Bestätigung. Bei einer Kündigung kommen die Kündigungsart und der gewünschte Zeitpunkt hinzu; einen Grund erheben wir, soweit er für die erklärte Kündigungsart benötigt wird. Ein Login ist nicht erforderlich.

Wir speichern Erklärung, Eingangszeit und Bearbeitungsstand, bestätigen den Eingang per E-Mail und bearbeiten den Vorgang im Betreiberbereich. Die Angaben dienen der Zuordnung, Durchführung und dem Nachweis deiner Erklärung.

Rechtsgrundlagen

Geht es um deinen eigenen Vertrag oder dessen Anbahnung, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen und Ansprechpartnern einer Organisation gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Bearbeitung des Anliegens und die Kommunikation mit der Organisation. Gesetzlich vorgeschriebene Bestätigungen und Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Schutz vor massenhaften Anfragen

Für die Begrenzung wiederholter Kontaktanfragen verarbeiten wir aus IP-Adresse und E-Mail-Adresse abgeleitete Kennwerte sowie Zeitpunkt und Anzahl der Anfragen. Diese Kennwerte dienen dem Missbrauchsschutz und sind keine Werbekennung. Eine IP-Adresse im Klartext wird nicht im Kontaktvorgang gespeichert. Davon zu unterscheiden sind die technischen Verbindungsdaten beim Seitenaufruf. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist der Schutz des Formulars und seiner Zustellung.

Bitte trage keine Passwörter, Bankdaten oder Patientendaten in das Kontaktformular ein.

4. Registrierung und Demo

Für einen neuen Zugang benötigen wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Organisationsnamen und die gewählte Zugangsadresse. Du kannst freiwillig einen Datenschutzkontakt deiner Organisation als E-Mail-Adresse angeben und später in den Inhabereinstellungen ändern. Ohne diese Angabe verwenden wir die E-Mail-Adresse des Inhabers. Ein per E-Mail gesendeter Code bestätigt, dass du auf das Postfach zugreifen kannst. Wir speichern die bestätigte Fassung der Nutzungsbedingungen einschließlich des Auftragsverarbeitungsvertrags, die zugehörigen Versionskennungen und den Zeitpunkt deiner Bestätigung. Bei einer Demo kommt die gesonderte Kenntnisnahme der Demo- und Löschfristen hinzu.

Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach sieben Tagen. Nicht versendete Kopien der Bestätigungscodes werden ebenfalls nach sieben Tagen gelöscht; versendete Kopien werden für die Versandkontrolle 30 Tage nach dem Versand zur automatischen Löschung fällig. Vor der Bestätigung wird kein Organisationsbereich eingerichtet und keine Zugangsadresse reserviert.

Kostenlos und Demo benötigen keine Bankdaten. Die für den Zugang erforderlichen Angaben musst du bereitstellen, damit wir ihn einrichten können. Die Demo-Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung zur Datenverarbeitung und kein Verzicht auf deine Rechte.

Die Demo läuft für die bei der Registrierung angezeigte und bestätigte Anzahl an Tagen. Sie beginnt nach Bestätigung der E-Mail-Adresse und erfolgreicher Bereitstellung. Danach bleiben 30 Tage für Lesen, Export und eine bestätigte Tarifübernahme. Ohne Übernahme schließt der Organisationszugang; die operativen Daten werden zur Löschung fällig. Die konkreten Termine stehen in der Bestätigung und im Kundenbereich. Eine bereits übermittelte, noch ungeklärte kostenpflichtige Bestellung wird vor der tatsächlichen Löschung geklärt. Sie verlängert die Demo-Nutzung nicht.

Die Tarifempfehlung vergleicht die Anzahl der Materialpositionen und Lagerorte mit den veröffentlichten Grenzen. Sie bewertet keine persönlichen Eigenschaften und löst weder einen Vertrag noch Kosten aus. Du wählst selbst einen passenden Tarif.

Wenn du selbst Vertragspartner bist, beruht die Einrichtung und Bereitstellung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Kontaktdaten von Organisationsvertretern und berechtigten Nutzern verarbeiten wir für die Zusammenarbeit mit der Organisation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Dasselbe gilt für erforderliche Sicherheits- und Missbrauchsnachweise; unser Interesse ist der Schutz der Konten und berechtigter Ansprüche. Gesetzlich erforderliche Nachweise beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

5. Kostenpflichtige Verträge und Lastschrift

Bei einer kostenpflichtigen Buchung verarbeiten wir Vertragspartner, Kundenart, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail-Adresse, gewählten Tarif, Preis, Laufzeit und Vertragsbestätigungen. Für die SEPA-Lastschrift kommen Kontoinhaber, IBAN und Mandatserklärung hinzu. Außerdem werden Vertrags-, Rechnungs- und Mandatsreferenzen sowie der Zahlungsstatus verarbeitet.

Diese Angaben werden benötigt, um den Vertrag zu schließen, die Leistung abzurechnen und berechtigte Zahlungen einzuziehen. Für natürliche Personen als Vertragspartner gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für Ansprechpartner einer Organisation gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Vertragsabwicklung. Gesetzliche Nachweise und Aufbewahrung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Das DS81-Abrechnungssystem ist Teil des eigenen Website-Systems von DS81, wird selbst betrieben und bei Hetzner gehostet. Es verarbeitet die dafür erforderlichen Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Mandatsdaten. Rechnungs- und Zahlungsdaten erhält unser Steuerberater für die Buchführung und den Abgleich von Rechnungen und Buchungen. Für den Einzug übermitteln wir Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz, Betrag und Fälligkeit an unsere Bank, die Deutsche Bank AG. Sie zieht die Lastschrift im SEPA-Verfahren bei deiner Bank ein. Kostenlos und Demo erzeugen keine Zahlungsaufträge oder Null-Euro-Rechnungen.

6. Nutzung der Materialverwaltung

Konten und Zusammenarbeit

In einem Organisationsbereich werden Namen, E-Mail-Adressen, Rollen, Berechtigungen, Kontostatus und Anmeldedaten verarbeitet. Passwörter speichern wir als geschützte Prüfsummen. Einmalcodes, Einrichtungs- und Wiederherstellungslinks sowie gegebenenfalls Daten für eine Authenticator-App schützen den Zugang. Deine Organisation kann Zugänge einladen und deren Rechte festlegen.

Die Materialverwaltung speichert die eingegebenen Lagerorte, Materialangaben, Mengen, Chargen, Termine, Prüfvermerke und hochgeladenen Bilder. Änderungsnachweise ordnen Vorgänge einem Nutzer und einem Zeitpunkt zu. Solche Nachweise können auch nach dem Löschen eines einzelnen Materialeintrags bestehen bleiben. Zweck und erforderliche Aufbewahrung der Organisationsinhalte legt grundsätzlich deine Organisation fest; unsere Verarbeitung erfolgt im Rahmen des Auftrags.

Kamera, Bilder und Exporte

Wenn du den Scanner öffnest, startet die Kamera mit bestehender Freigabe automatisch. Beim ersten Mal wählst du „Kamera starten“ und erteilst die Freigabe im Browser. Kamerabilder werden auf deinem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch an den Server übertragen. Für die Material- oder Lagerortsuche wird nur der erkannte Code übertragen.

Ein ausdrücklich hochgeladenes Materialbild wird dagegen im Organisationsbereich gespeichert. Der Bildspeicher beträgt in allen Tarifen und in der Demo 2 GB pro Organisation. SanMAT ist für Materialdaten gedacht; Patientendaten gehören weder in Freitexte noch in Bilder.

Exporte werden für berechtigte Nutzer auf dem Server erstellt und über den angemeldeten Zugang ausgeliefert. Heruntergeladene Dateien liegen anschließend auf deinem Gerät. Für ihre dortige Aufbewahrung und Weitergabe bist du beziehungsweise deine Organisation verantwortlich.

Darstellung und Aktualisierung

Die gemeinsame Aktualisierung der Bestände erfolgt über unsere eigenen Dienste. Die Webanwendung bindet dafür keinen Analyseanbieter ein. Für die native Scannerbibliothek gelten die folgenden gesonderten Angaben. Eigene Logos werden in SanMAT hochgeladen und ausschließlich von unserem Server ausgeliefert.

SanMat Mobile für iOS und Android

Die kostenlose Begleit-App verwendet deinen bestehenden Organisationszugang. Zur Anmeldung und sicheren Gerätezuordnung verarbeitet sie deine Kontodaten, eine zufällige Installationskennung, den von dir angegebenen Gerätenamen sowie Modell, Betriebssystem und Appversion. Zugangstoken halten die Anmeldung aufrecht; berechtigte Nutzer können angemeldete Geräte im Profil einsehen und widerrufen. Der Datenabgleich mit SanMAT erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen.

Für die Offlinearbeit speichert die App den bekannten Materialbestand, noch nicht übertragene Buchungen und Formularentwürfe auf deinem Gerät. Die Bestandsdatenbank ist verschlüsselt; ihr Schlüssel bleibt im geschützten Gerätespeicher. Diese gerätegebundene Ablage wird von Betriebssystembackups und Geräteübertragungen ausgeschlossen. Ein Gerätewechsel ersetzt deshalb keinen erfolgreichen Abgleich. Noch nicht übertragene Buchungen können bei Geräteverlust, Schlüsselverlust oder einer Neuinstallation verloren gehen. Beim Entfernen eines Kontos von diesem Gerät wird seine lokale Bestandsdatenbank gelöscht; dies löscht nicht das serverseitige Benutzerkonto oder die Daten der Organisation.

Bilder, Vorschauen, ausgewählte Dateien und zum Teilen vorbereitete Unterlagen werden separat im privaten Appbereich beziehungsweise als temporäre Dateien gespeichert. Die Verschlüsselung der Bestandsdatenbank ist keine zusätzliche Verschlüsselung aller Bild- und Exportdateien. Von dir ausdrücklich exportierte oder geteilte Dateien unterliegen anschließend der Aufbewahrung und Weitergabe auf deinem Gerät.

Kamera, Foto- und Dateiauswahl verwendest du für die jeweils gewählte Funktion. Die Kamera erkennt Material- und Lagerortcodes lokal. Die dabei verarbeiteten Kamerabilder werden nicht als Scanbilder an SanMAT oder einen Bildanalysedienst hochgeladen. Erst ein ausdrücklich gewähltes Foto für einen Artikel, Lagerort oder eine Support-Anfrage wird für diesen Zweck übertragen. Die App benötigt keine Mikrofon-, GPS- oder Adressbuchfreigabe.

Optionale Gerätehinweise

Wenn du Hinweise auf deinem Gerät aktivierst, ordnet SanMAT die vom Betriebssystem vergebene Push-Kennung deinem angemeldeten Konto und Gerät zu. Die Zustellung erfolgt bei iOS über Apple Push Notification service (APNs), bei Android über Firebase Cloud Messaging von Google. Diese Dienste verarbeiten die für die Zustellung nötige Gerätezuordnung, die Appkennung und die übermittelte Nachricht. SanMAT verwendet dafür den jeweiligen Plattformdienst direkt.

Die Push-Nachricht enthält einen allgemeinen Hinweis und technische Zuordnungskennungen. Auf Wunsch zeigt die Vorschau das Thema, etwa eine neue Supportantwort oder einen Prüfhinweis. Konkrete Materialbestände, Supportnachrichten und Kamerabilder stehen nicht in dieser Push-Nachricht; die geschützten Inhalte werden nach der Anmeldung aus SanMAT geladen. Themen und Ruhezeiten kannst du im Benachrichtigungsbereich ändern. Gerätehinweise lassen sich in der App und in den Systemeinstellungen abschalten; dein persönlicher Posteingang bleibt davon getrennt verfügbar.

Hilfe auf deinem Gerät

Das öffentliche Handbuch kann als versioniertes Paket auf deinem Gerät gespeichert und ohne Verbindung gelesen werden. In den App-Einstellungen kannst du die automatische Aktualisierung ändern. Bei eingeschalteter Aktualisierung prüft die App den öffentlichen Versionsstand und lädt eine neue vollständige Fassung; ein technischer Gerätehinweis kann diese Prüfung auch im Hintergrund anstoßen. Das Betriebssystem bestimmt, wann eine Hintergrundaufgabe ausgeführt werden kann. Die öffentlichen Hilfedownloads enthalten keine Zugangstoken oder Kontoinhalte. Bei der Verbindung fallen die üblichen technischen Verbindungsdaten an; für sie gelten die Angaben zu unseren Serverprotokollen.

Technische Daten der nativen Scannerbibliothek

SanMat Mobile bindet für die lokale Codeerkennung Google ML Kit ein. Nach Googles Beschreibung verarbeitet die Bibliothek standardmäßig Geräte- und Appinformationen, eine installationsbezogene Kennung, Leistungswerte, technische Konfiguration, Funktionsereignisse und Fehlercodes für Diagnose und Nutzungsanalyse. Diese technischen SDK-Daten sind von unseren Materialbeständen und unserer serverseitigen Betriebsstatistik getrennt. Eine Kamerafreigabe ist keine gesonderte Einwilligung in zusätzliche Analysezwecke.

Die Anbieterangaben unterscheiden sich nach Plattform und SDKversion. Weitere Informationen findest du in Googles Angaben für Android und iOS sowie in der Datenschutzerklärung von Google. Diese Scannerbibliothek ist keine Cloudauswertung deiner Materialfotos.

7. Interne Betriebsstatistik

Wir werten vorhandene Registrierungs-, Organisations-, Tarif-, Gutschein- und Vertragsdaten auf dem Server aus. Daraus entstehen beispielsweise Zahlen zur Entwicklung der Zugänge, zu Demo-Übernahmen und zu wiederkehrenden Vertragsbeträgen. Diese Auswertungen helfen uns, den Betrieb und das Angebot zu planen. Wir nutzen die Statistik nicht, um Organisationen oder Personen anzusprechen, etwa vor dem Ende einer Demo.

Für die Statistik erfassen wir keine zusätzlichen Seitenaufrufe, Bereichswechsel, Kamera-Scans oder anderen Nutzungsschritte. Es gibt keine Statistikmeldungen aus deinem Browser, keine Wiedererkennung von Nutzern oder Sitzungen für Statistikzwecke und keine Verhaltensprofile. IP-Adressen, Browsermerkmale, Webserverprotokolle, Suchtexte und Materialinhalte werden dafür nicht ausgewertet.

Für diese eigene serverseitige Betriebsstatistik werden keine externen Analysedienste eingesetzt und keine zusätzlichen Cookies oder Statistikkennungen auf deinem Gerät gespeichert. Die gesonderten technischen Angaben zur nativen Scannerbibliothek stehen unter „SanMat Mobile“. Die zugrunde liegenden Registrierungs- und Vertragsdaten können personenbezogen sein; die rein serverseitige Auswertung macht sie nicht automatisch anonym.

Rechtsgrundlage für diese Auswertung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser Interesse ist die wirtschaftliche Planung und Weiterentwicklung des Angebots. Aus Gründen deiner besonderen Situation kannst du der Betriebsstatistik formlos widersprechen: kontakt@sanmat.app. Nenne uns dazu die E-Mail-Adresse deines Kontos. Wir nehmen dann jede Organisation aus dieser Auswertung aus, in der du ein Konto hast. Auch die Organisation selbst kann ihren Ausschluss anfragen. Falls du weitere E-Mail-Adressen für Organisationskonten verwendest, nenne uns diese ebenfalls. Deiner Organisation teilen wir nicht mit, wer widersprochen hat. Der Ausschluss bleibt bestehen; wir heben ihn erst nach Rücknahme aller maßgeblichen Widersprüche oder nach Ausscheiden der betreffenden Personen auf. Erforderliche Vertrags- und Rechnungsnachweise und deren Abwicklung bleiben bestehen. Die Speicherfristen stehen im Abschnitt zur Betriebsstatistik.

8. Empfänger und eingesetzte Dienste

Zugriff erhalten die für Bearbeitung, Betrieb und Support berechtigten Personen. Unsere Auftragsverarbeiter erhalten nur die für ihre jeweilige Leistung erforderlichen Daten.

Hosting, Mail-Empfang und Sicherungen

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, stellt als Auftragsverarbeiter die Hosting-Infrastruktur mit Servern, Rechenzentrum und Netzanbindung bereit. Unser Anwendungsserver betreibt die Anwendung, Datenbanken und Bilder. Unser Mail- und Sicherungsserver übernimmt den Mail-Empfang und getrennte verschlüsselte Sicherungskopien. Beide Server stehen in Falkenstein, Deutschland. Wir administrieren beide Server selbst. Für dieses Hosting und die Sicherungen werden keine Daten in Drittländer übermittelt.

Funktionsmails mit Amazon SES

Für den Versand von Funktionsmails nutzen wir Amazon Simple Email Service. Vertragspartner und Auftragsverarbeiter ist Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Der Versand erfolgt über die AWS-Region Frankfurt (eu-central-1). Übermittelt werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und die für die Zustellung erforderlichen technischen Angaben. Unsere Funktionsmails enthalten keine von SanMAT eingebauten Öffnungs- oder Werbetracker.

Wir wählen für den Versand Frankfurt und veranlassen keine Speicherung der Mailinhalte in einer anderen AWS-Region. Ein Zugriff aus Drittländern durch die US-Konzerngesellschaft Amazon Web Services, Inc., etwa im Support oder aufgrund behördlicher Anordnungen, kann jedoch nicht ausgeschlossen werden. Soweit solche Übermittlungen stattfinden, stützen sie sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795. Amazon Web Services, Inc. ist von der aktiven Zertifizierung von Amazon.com, Inc. erfasst.

Ergänzend enthält das AWS Data Processing Addendum die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 für die dort geregelten Übermittlungen. Eine Kopie dieser Garantien findest du im AWS-Auftragsverarbeitungsvertrag; du erhältst sie auch auf Anfrage an kontakt@sanmat.app. Weitere Angaben stehen im AWS-DSGVO-Zentrum. Der von dir gewählte Mailanbieter bestimmt zusätzlich den weiteren Zustellweg der E-Mail.

Telefonie mit Placetel

Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln, stellt unsere Rufnummer und die Weiterleitung von Anrufen bereit. Nur wenn unser eigener Anrufbeantworter nicht erreichbar ist, nimmt ersatzweise die Placetel-Mailbox Sprachnachrichten an. Dabei werden Rufnummer, Verbindungsdaten und gegebenenfalls die hinterlassene Nachricht verarbeitet. Die Anrufliste dient nur der Zuordnung von Anrufen und dem Rückruf. Für die Verarbeitung im Auftrag gilt der Placetel-Auftragsverarbeitungsvertrag.

Weitere Empfänger

Unser Steuerberater erhält regelmäßig die für Buchführung und Rechnungsabgleich benötigten Rechnungs- und Zahlungsdaten.

Eine weitere Offenlegung erfolgt, soweit sie zur von dir veranlassten Leistung, zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Durchsetzung beziehungsweise Abwehr berechtigter Ansprüche erforderlich ist. Je nach Anlass können dazu die an einer SEPA-Lastschrift beteiligten Banken, steuerliche oder rechtliche Berater, Behörden und Gerichte gehören.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Weil sich Zwecke und Pflichten je nach Datenart unterscheiden, gibt es keine einheitliche Frist für alle Daten. Die konkreten Fristen stehen in den folgenden Abschnitten. Für Inhalte im Organisationsbereich gelten außerdem die Vorgaben deiner Organisation.

Anfragen und Vertragserklärungen

Abgeschlossene Kontakt- und Supportvorgänge werden sechs Monate nach Abschluss mit ihrem Nachrichtenverlauf und den zugeordneten Versandkopien aus der Anwendung gelöscht. Soweit Unterlagen für einen Vertrag, einen konkreten Streitfall oder eine gesetzliche Pflicht benötigt werden, werden sie gezielt von dieser Bereinigung ausgenommen, nur für diesen Zweck aufbewahrt und regelmäßig überprüft. Kündigungen und Widerrufe einschließlich ihrer Eingangsbestätigungen sowie Nachweise über die Annahme von Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvertrag werden getrennt von Materialdaten aufbewahrt und drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres gelöscht, in dem der Vertrag beziehungsweise die Demo endete. Laufende Verträge und gezielt gesperrte Vorgänge sind von dieser Bereinigung ausgenommen.

Erfolgreich verarbeitete Rohmails werden 30 Tage nach der Verarbeitung aus dem Support-Postfach gelöscht. Die im Ticket gespeicherte Nachricht folgt der Frist des Supportvorgangs. Nicht zugeordnete oder zurückgewiesene Nachrichten werden bis zur Klärung aufbewahrt; anschließend gelten die für den geklärten Vorgang einschlägigen Fristen. Erforderliche Vorfallsnachweise werden gesondert gesichert.

Versandkopien und E-Mail-Verlauf

Für den Versand von Funktionsmails speichern wir die erzeugte Nachricht verschlüsselt in der Anwendung. Zu versendeten E-Mails können berechtigte Betreiber-Administratoren im geschützten Betreiberbereich für die letzten 30 Tage Versandzeit, Empfängeradresse, Betreff und die konkrete HTML-Mail einsehen. Das dient der Kontrolle des Versands und der Klärung von Zustellproblemen. Eine berechtigte Person kann eine gespeicherte Nachricht ausdrücklich mit ihrem ursprünglichen Inhalt an eine andere E-Mail-Adresse erneut zum Versand einreihen; die neue Adresse und der Vorgang werden protokolliert. Codes und Links behalten dabei ihre ursprüngliche Gültigkeit. Rechtsgrundlage für die Versandkontrolle ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist eine zuverlässige und nachvollziehbare Kommunikation. Für den ursprünglichen Inhalt gelten die beim jeweiligen Vorgang genannten Rechtsgrundlagen.

Die Anzeige für 30 Tage ist keine allgemeine Löschfrist für alle Versandkopien. Versandkopien von Sicherheitsmails werden nach 90 Tagen bereinigt, abgeschlossene Kontakt- und Supportvorgänge samt zugehörigen Versandkopien sechs Monate nach Abschluss. Vertragsunterlagen und erforderliche Nachweise folgen den oben beschriebenen Fristen. Wird eine Versandkopie wegen der Löschung ihres zugehörigen Vorgangs früher entfernt, ist sie auch im Verlauf nicht mehr verfügbar. Versendete Bestätigungscodes einer nicht abgeschlossenen Registrierung werden 30 Tage nach dem Versand zur automatischen Löschung fällig, nicht versendete Kopien nach sieben Tagen.

Zugang und Sicherheit

Die Anmeldung endet nach zwei Stunden Inaktivität, spätestens nach zwölf Stunden. E-Mail-Bestätigungscodes gelten zehn Minuten, Passwort-Resetlinks 30 Minuten und persönliche Einrichtungslinks höchstens 48 Stunden. Bei einer beendeten Demo kann ein noch gültiger Link den geschlossenen Zugang nicht erneut öffnen. Die Gültigkeit eines Links ist von der Aufbewahrung der zugehörigen E-Mail zu unterscheiden.

Protokolle des Anwendungsservers (Webserver, PHP und Anwendung) löschen wir nach sieben Tagen. Allgemeine Systemprotokolle und Protokolle des Mail-Empfangs werden bei regulärem Betrieb nach höchstens fünf Wochen gelöscht, Protokolle der Mailzustellung nach höchstens sechs Tagen. Flüchtige Systemjournale werden bei jedem Neustart verworfen. Ältere gemeinsame Webprotokolle aus der Zeit vor der Trennung am 28. September 2026 laufen bei fortgesetzter täglicher Rotation bis zum 9. Oktober 2026 aus. Bleibt die Rotation aus, etwa weil keine weiteren Einträge entstehen, prüfen und bereinigen wir den Übergangsbestand gesondert.

Kennwerte zur Begrenzung von Anfragen werden in der jeweiligen Anwendungsdatenbank gespeichert und nach spätestens 24 Stunden seit Beginn ihres letzten Zählfensters zur Löschung fällig. Ein neues Zählfenster beginnt nur bei einer weiteren Anfrage. Die automatische Bereinigung läuft im Hintergrund. Nachweise über Änderungen an Zugang und Anmeldeschutz sowie zugehörige Sicherheitsmails werden nach 90 Tagen bereinigt. Für einen konkreten Sicherheitsvorfall oder zur Sicherung berechtigter Ansprüche erforderliche Nachweise werden getrennt aufbewahrt, auf diesen Zweck begrenzt und regelmäßig überprüft.

Organisationen und Demo

Materialdaten und Nutzerberechtigungen bleiben während der Nutzung erhalten. Nach Ende eines regulären Nutzungsvertrags stehen grundsätzlich weitere 30 Tage für Lesen und Export zur Verfügung. Für die Demo gilt die bei der Registrierung angezeigte und bestätigte Laufzeit. Anschließend bleiben 30 Tage zum Lesen, Exportieren und Übernehmen in einen passenden Tarif. Danach werden die operativen Daten gelöscht, sofern keine bestätigte Übernahme oder ein noch zu klärender Vertragsvorgang entgegensteht.

Die Löschung umfasst Materialdaten, Bilder, die Änderungsnachweise im Organisationsbereich, Einladungen und organisationsbezogene Zugriffsrechte. Berechtigungen für eine andere Organisation bleiben erhalten. Nachweise über die Annahme der Nutzungsbedingungen und des Auftragsverarbeitungsvertrags werden getrennt von den operativen Daten drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres gelöscht, in dem der Vertrag oder die Demo endete. Laufende Verträge und gezielt gesperrte Vorgänge sind ausgenommen. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach sieben Tagen; für ihre Bestätigungsmails gelten die Fristen unter „Versandkopien und E-Mail-Verlauf“. Die gewählte Zugangsadresse ist dann frei. Erforderliche Sicherheitsnachweise folgen ihrer gesonderten Frist. Eine Zahlungssperre löst keine eigenständige Datenlöschung aus.

Betriebsstatistik

Die Betriebsstatistik legt keine eigenen Daten an. Es gelten die Fristen der ausgewerteten Registrierungs- und Vertragsdaten. Datenschutzrechtliche Löschungs- und Widerspruchsrechte bleiben unberührt.

Sicherungen

Verschlüsselte Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung nach Störungen. Sie werden auf dem Anwendungsserver für 14 Tage und auf unserem Mail- und Sicherungsserver für 35 Tage aufbewahrt. Beide Server stehen bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Die altersabhängige Bereinigung läuft unabhängig davon, ob neue Sicherungen erfolgreich erstellt werden. Auch Sicherungen vor Datenbankänderungen werden verschlüsselt und nach 14 Tagen bereinigt.

Bereits gelöschte Daten können bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherung noch enthalten sein. Bei einer Wiederherstellung werden fällige Löschungen vor der erneuten gewöhnlichen Nutzung berücksichtigt. Sicherungen dienen nicht der weiteren gewöhnlichen Nutzung gelöschter Konten.

Gesetzliche Unterlagen

Rechnungen, Gutschriften und Buchungsbelege werden im DS81-Abrechnungssystem aufbewahrt. SanMAT hält davon keine eigenen steuerlichen Kopien vor. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, werden Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre und Bücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO und § 257 HGB. Die Fristen beginnen regelmäßig mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres; gesetzliche Verlängerungen bleiben möglich. Diese Regeln rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung aller Material- oder Kontodaten.

Entfällt der jeweilige Zweck und besteht kein anderer Aufbewahrungsgrund mehr, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden auf diesen Zweck beschränkt.

10. Cookies und lokale Daten

Die reinen Inhaltsseiten setzen kein eigenes Sitzungscookie und speichern keine Formulardaten im Browser. Anmeldung, Registrierung und Online-Formulare verwenden erforderliche Sitzungscookies für sichere Abläufe. Auf den öffentlichen Seiten und in der Materialverwaltung kannst du außerdem die Bestätigung des Cookie-Hinweises in deinem Browser merken lassen. Die Betriebsstatistik verwendet keinen Browserspeicher. Einzelheiten stehen unter Cookies & lokale Daten.

11. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenn du deine Rechte geltend machst, dokumentieren wir deine Anfrage und ihre Bearbeitung. Diese Angaben löschen wir drei Jahre nach Abschluss; betrifft deine Anfrage einen Widerspruch gegen die Betriebsstatistik, drei Jahre nach Aufhebung des Ausschlusses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Das geschützte Register enthält Eingang, Anliegen, Kontakt, Fristen, erforderliche Identitätsprüfung, gegebenenfalls die Weitergabe an die verantwortliche Organisation und das Ergebnis. Wir speichern darin keine Ausweiskopien. Nur berechtigte Betreiber-Administratoren haben Zugriff.

Widerspruch

Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Für diese Anliegen genügt eine Nachricht an kontakt@sanmat.app. Wir beantworten dein Anliegen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Ist wegen der Komplexität oder Anzahl von Anträgen eine Verlängerung erforderlich, informieren wir dich innerhalb dieses Monats über die Gründe und die verlängerte Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Bei Daten, für die deine Organisation verantwortlich ist, kannst du dich auch an deren Datenschutzkontakt wenden.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Sitz unseres Betriebs ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

SanMAT erstellt keine Werbeprofile. Die Tarifempfehlung beruht allein auf den Bestandsgrenzen; es gibt keine automatisierte Bewertung deiner Person mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung.